Jos van Dijk

Bewaren wordt steeds makkelijker. Bij een verzameling van papieren documenten en boeken krijg je vroeger of later de vraag: bewaar ik dit nog langer of gooi ik het weg? De capaciteit van mijn pc en de beschikbaarheid van allerlei schijven en extra geheugens behoeden me al heel lang voor dat soort lastige vragen over mijn digitale bestanden. Dus wordt het bewaren. E-mails, teksten, foto's. Het groeit en groeit, en ik maak me er weinig zorgen over.

Zo'n zorgeloze houding kan de overheid zich al lang niet meer permitteren. Dat staat althans te lezen in vele rapporten die de laatste decennia zijn verschenen over de overheidsarchivering. Het nieuwste document dat aan de archieven zal worden toegevoegd komt van de Algemene Rekenkamer. Het is een rapport dat vorige week aan de Tweede Kamer is gestuurd onder de titel Informatiehuishouding van het Rijk. Het bevat een treurig makend overzicht van eerder gepubliceerde rapporten met titels als - om de meeste recente te noemen - "Een dementerende overheid?", "Informatie op Orde" en "Informatie: grondstof met toekomstwaarde". De Rekenkamer inventariseert ook lopende en afgesloten projecten met het doel achterstanden in de archivering in te lopen. Vijf jaar geleden startte het Project Wegwerken Archiefachterstanden na de constatering dat er ondanks alle eerdere inspanningen bij de ministeries nog 74 kilometer onbewerkt archiefmateriaal lag. De Rekenkamer schrijft nu dat uit de niet gepubliceerde eindrapportage van het project blijkt dat de doelstelling van dit project niet is gehaald. Op dit moment bedraagt de archiefachterstand sinds 1976 bij de Rijksdienst naar schatting 800 kilometer, waarvan 300 kilometer om een substantiële verwerking vraagt.

Wat gaan ze met die overige 500 kilometer doen, vraag je je dan af. Ongelooflijk trouwens, die hoeveelheid. Dat past niet eens in Nederland als je het achter elkaar zet. Het grote probleem is natuurlijk de selectie. Daarover is een paar jaar geleden ook een rapport verschenen onder de titel Gewaardeerd Verleden (zie ook: Od, november 2009). Het moet allemaal eenvoudiger. En om het probleem in de toekomst niet nog groter te maken moet er eerder, vroeger in het ambtelijk werkproces, geselecteerd worden. Ambtenaren moeten een onbekommerde bewaartraditie verruilen voor een verantwoord selectiebeleid waarvan de uitvoering start bij de conceptie van het document. Een ander verstrekkend gevolg van de digitalisering is het afzien van een vernietingsplicht. Vreemd? Toch niet als je je realiseert dat er van digitaal materiaal overal sporen kunnen bestaan. Een document kan in eindeloos veel versies, compleet of in stukken op duizenden computers staan. Het vernietigen van archieven wordt daarmee een onmogelijke taak (met intrigerende consequenties voor de bescherming van de privacy waar de overheid zich aan gebonden heeft, maar dit terzijde). Vernietiging wordt in de archiefwereld nu: ontoegankelijk maken. Wie heeft het nog over een saai vak waar de tijd stilstaat?