Redactie InformatieProfessional

Nationaal Archief heeft onvoldoende capaciteit om te controleren of de privacy wordt geschonden.

Het Nationaal Archief verstrekt vanaf 1 september a.s. geen kopieën meer van documenten uit archieven waaraan beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Het NA geeft hiermee gehoor aan een uitspraak van de rechtbank in Den Haag.

Eerder dit jaar heeft de Haagse rechtbank een uitspraak gedaan in een zaak die betrekking had op kopieën uit een beperkt openbaar archief. De rechtbank oordeelt dat uit de beperking aan de openbaarheid van het archief logischerwijs voortvloeit dat het niet mogelijk is om daaruit kopieën te verstrekken. Immers, de openbaarheidsbeperkingen worden in feite opgeheven door het verstrekken van kopieën van documenten. Met alle mogelijke, schadelijke gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de in de stukken genoemde personen. De beheerder van de archiefbescheiden (in dit geval dus de gemeente Den Haag) heeft dan namelijk niet langer toezicht op het niet-openbare archiefmateriaal. De Haagse Rechtbank ziet geen bezwaar in het maken van persoonlijke aantekeningen op basis van het beperkt openbare archief.

Het NA heeft niet voldoende mensen in dienst om te controleren of het verstrekken van kopieën meer van documenten uit archieven die beperkt openbaar zijn eventueel de privacy schendt. Daarom kunnen bezoekers nu helemaal geen kopieën meer laten maken uit deze categorie archieven. In een persbericht legt het NA uit waarom: "Alle documenten in een dossier moeten vooraf door een medewerker van het Nationaal Archief worden gecontroleerd op de aanwezigheid van persoonsgegevens van derden, ofwel: andere personen dan degene op wie het dossier betrekking heeft. Vaak gaat het dan om getuigen, mede-daders, slachtoffers bij rechtszaken, familieleden in sociale en medische aangelegenheden et cetera."

"Voor dit arbeidsintensieve onderzoek heeft het Nationaal Archief onvoldoende capaciteit. De beschikbare medewerkers Dienstverlening richten zich primair op de directe dienstverlening aan de balie in de studiezaal en het verlenen van inzage in beperkt openbare archieven. Daarbij komt dat het maken van reproducties uit beperkt openbare archieven geen wettelijke taak van het Nationaal Archief is."