HomeBijdragenBackoffice op de voorgrond (12): Go with the flow

Backoffice op de voorgrond (12): Go with the flow

Avatar

Matthijs van Otegem

Hoofd van Productie & Beheer, de backoffice van de Koninklijke Bibliotheek

De backoffice wordt zeer belangrijk voor de positionering van bibliotheek in de informatieketen, stelt Matthijs van Otegem. In een tweewekelijkse bijdrage gaat hij in op nieuwe ontwikkelingen. In deel 12: Go with the flow.

Vroeger was het leven in de backoffice eenvoudig. Stapeltje links, stapeltje rechts: werk af en naar huis. Of zoals Tom Lehrer zong: ‘When the rockets go up, who cares where they come down? “That’s not my department”, says Werner von Braun’. Nu we werken met processen, moeten we verder kijken dan ons eigen bureau. Veel verspilling ontstaat omdat het proces niet goed loopt: wachttijden, overproductie, overbewerking… Vaak is een gebrek aan aansluiting tussen de verschillende stappen in de keten de oorzaak. Ja duh. Dat weet ik ook wel. Overbodige stappen hebben we ook al geschrapt… Wat doe je er nu verder aan?

Workflowmanagement

Een procesontwerp is mooi, maar het moet ook werken in de praktijk. Dankzij ons procesplaatje weten we hoe ons werk bijdraagt aan het geheel… Maar wie zet de keten in gang?! Iedere afdeling plant zijn taken in op basis van hoeveel werk hij verwacht van zijn voorganger in de keten en gaat aan de slag. Dat noemen we een pushbenadering: de start van het werk wordt gepland. En met wat ervaring kunnen we ook zeggen wanneer we klaar zijn, beetje marge erop en we halen altijd onze kpi’s. Per afdeling dan. De klant is nergens in dit verhaal.

Idealiter leveren we het juiste product op het juiste moment en ook nog tegen lage kosten. Dat betekent dat we moeten inspelen op de vraag in plaats van op ons eigen werkrooster. De klantvraag ‘autoriseert’ als het ware de productie. We gaan draaien als er vraag is en we zorgen dat we net genoeg capaciteit hebben om aan de directe vraag te voldoen. We gaan werken volgens het pull principe: just in time.

Altijd een verse hamburger

Wel eens afgevraagd hoe het kan dat een fastfoodketen altijd snel een verse hamburger kan leveren? Ze hebben er een paar versgebakken klaarstaan, en als die op zijn gaat er seintje naar de keuken om bij te maken. Dat seintje noemt men ook wel ‘kanban’, letterlijk uit het Japans vertaald een zichtbaar kaartje dat weer nieuwe productie triggert. Bij Documentverwerking zetten we bijvoorbeeld een kaartje met de datum erop in de kast met te verwerken boeken. Als we alle boeken tot het kaartje verwerkt hebben, weten we dat onze database actueel is en dat we capaciteit hebben om geschenkpartijen erbij te pakken. Werken met kanban gaat prima voor herhaalbare, recht door zee productie.

CONWIP

Als je proces meerdere producten moet opleveren en er zijn wat onderlinge afhankelijkheden, dan werkt kanban minder goed. Bijvoorbeeld als je verschillende functionaliteit van een webservice moet opleveren en die agile aan het ontwikkelen bent. De bottleneck is dan de beschikbaarheid van bepaalde collega’s of teams. Je gaat dan sturen op de maximale hoeveelheid werk die het proces aankan: de hoeveelheid CONstant Work In Progress (CONWIP). Pas als er iets af is, kan er weer wat bij. Nadeel is dat je alsnog bij een processtap een wachtrij kan krijgen, voordeel daarvan is wel dat je de bottlenecks genadeloos bloot legt.

Met de padvinders op reis

Heb je een proces met een bottleneck die je er niet uit wilt of kunt krijgen, dan moet je je tempo erop afstemmen. Dit is de theory of constraints. Of de oorzaak nu intern ligt (onderbezette IT-afdeling) of extern (een klant heeft geen zin in elke week een nieuw product), doorstampen in je productie heeft geen zin. Het is net als met de padvinders op een hike: de langzaamste met de zwaarste rugzak gaat voorop. Hij bepaalt het tempo en de rest loopt aan een touw erachter om elkaar niet kwijt te raken. Om te voorkomen dat de langzaamste stilvalt als een snelle achteraan even zijn veters strikt, zit er wat speling in het touw.

Drum-buffer-rope: niet alleen voor padvinders, maar ook voor een proces tussen front- en backoffice. Je digitale portfolio kan je bijvoorbeeld zo prima managen. Het heeft geen zin om veel licenties af te sluiten of terabytes aan scans te maken als de voorkant er niet klaar voor is. De afdeling services slaat het ritme en trekt de content uit de bac office naar zich toe. Een kleine buffer zodat je altijd wat nieuws kan brengen en het loopt als een zonnetje. Heb je deze zomer toch nog ergens zon.

Lees ook:

Backoffice op de voorgrond (1): In de cloud

Backoffice op de voorgrond (2): Hebben we de ziekte van Baumol? 

Backoffice op de voorgrond (3): Informatie als economisch goed 

Backoffice op de voorgrond (4): Bibliothecaris leert van econoom

Backoffice op de voorgrond (5): Total cost of ownership

Backoffice op de voorgrond (6): Het proces

Backoffice op de voorgrond (7): Return on investment

Backoffice op de voorgrond (8): Wat kost digitalisering… en wat levert het op?

Backoffice op de voorgrond (9): De klant 

Backoffice op de voorgrond (10): Het Kwaliteitshuis

Backoffice op de voorgrond 11: 8 vormen van verspilling

 


Reacties

Er is nog niet gereageerd op dit artikel.
Login om te reageren op dit artikel. Klik hier
  Canadian Generic CialisCialis SampleOnline Viagra AustraliaViagra OrderPurchase Sildenafil