HomeBijdragenBackoffice op de voorgrond (11): 8 vormen van verspilling

Backoffice op de voorgrond (11): 8 vormen van verspilling

Avatar

Matthijs van Otegem

Hoofd van Productie & Beheer, de backoffice van de Koninklijke Bibliotheek

Na een korte zomerstop gaan we er weer fris tegenaan! De vorige keer hadden we ons catalogiseerproces geheel ingericht op de klantwens. Dit brengt genadeloos aan het licht dat we in de backoffice ook dingen doen die niet zo duidelijk aan die wens bijdragen. Of misschien zelfs wel helemaal niet. Terwijl ze ons wel aandacht, tijd en geld kosten. Pure verspilling! En dat in tijden van krimpende budgetten! Zullen we daar dan nu direct mee stoppen…?!

Doen voor de klant wat je moet doen en de rest laten. Dit is typerend voor lean manufacturing, een managementfilosofie afkomstig van Toyota. Alles wat geen waarde toevoegt maar wel geld kost, daar willen we vanaf. Bijvoorbeeld parafen halen, werk van collega’s controleren, de voorraad tellen, wachten op een andere afdeling, rapportages schrijven voor het management, en die vervolgens weer archiveren… Doe je dat ook wel eens? En vind je het leuk?

Hieronder 8 voorbeelden van verspilling, gebaseerd op lean:

1. Wachten

Ja, dit komt voor. En veel ook. Omdat systeemonderhoud niet goed gepland is, of het werk niet goed verdeeld. Of omdat de vorige in de keten het werk nog niet af heeft, of niet goed genoeg af heeft. Zo kon een nieuw ontwikkelde website al na drie minuten testen weer terug naar IT Ontwikkeling. En wat gingen de testers ondertussen doen…?

2. Overproductie

Draait het eenmaal lekker, dan zetten we de schouders eronder. Hoppa: meer, sneller, eerder! Maar is dat wel nodig voor de klant? Fantastisch dat we 1.000 stukken kunnen selecteren voor een tentoonstelling… maar passen die ook allemaal in de vitrines?

3. Voorraden

Voorraden zijn een rechtstreeks gevolg van overproductie. Ergens gaat de boel zich ophopen. Zo heeft elke universiteitsbibliotheek wel een voorraad onverwerkte geschenken. Wel verworven, maar niet beschikbaar, dus de klant heeft er niets aan. Kost wel ruimte, jaar in jaar uit. Ander klein voorbeeldje: kantoorbenodigdheden. Heb jij altijd je eigen voorraad in je la? En je collega’s ook…?

4. Te veel transport

Een onhandige indeling van het gebouw en weinig rekening houden met het werkproces. Dat zijn de ingrediënten voor eindeloos geloop. Zo besloot een grote archiefinstelling het restauratieatelier op de zevende verdieping te plaatsen terwijl de stukken in de kelder staan en op de begane grond ter inzage worden gegeven.

5. Te veel beweging

Heb je weleens geteld door hoeveel handen een boek gaat van aankoop tot plank? En dan soms ook nog heen en weer tussen afdelingen? Zo zijn er bibliotheken die vinden dat een titelbeschrijver geen onderwerpsontsluiting kan doen en omgekeerd. Of dat de factuur eerst naar de financiële administratie moet om gecontroleerd te worden. Met elke extra stap ontstaan er weer nieuwe plankjes werkvoorraad en nieuwe wachttijden. We hebben het er maar druk mee!

6. Overprocessing

Deze zat ook al in het kwaliteitshuis. Het is pas goed als we het zelf goed vinden, dan wacht de klant maar wat langer. Dus voegen we extra trefwoorden toe, laten die nog eens controleren van een printje, die archiveren we en we maken nog een mooie managementrapportage. Alstublieft, als dat geen kwaliteit is! Stelt een klant een vraag, dan krijgt hij ook alle antwoorden op wat hij misschien nog meer had willen vragen. Hier zit de kern: als je precies weet wat de vraag van de klant is, dan weet je ook wanneer je genoeg gedaan hebt.

7. Fouten

Natuurlijk, fouten horen erbij. Maar we hebben er wel last van als ze hersteld moeten worden. Veel fouten is een teken dat je het proces niet op orde hebt. Ironisch genoeg leggen sommige organisaties er eer in om fouten te herstellen. Een bonus voor de collega die er op het laatste moment voor zorgde dat het toch nog goed kwam. Maak je die fout de volgende keer niet, dan ook geen kans op een bonus…

8. Onbenutte talenten bij mensen

Komt het management met een goed voorstel, fluistert er meestal wel een collega: ‘wisten we al, hadden we al bedacht’. En vaak is dat nog waar ook. Waarom had hij dat niet eerder gezegd? Of waarom is er toen niets mee gedaan?

Acht vormen van verspilling. Op papier ook acht open deuren, maar vind ze maar eens op je eigen werkplek. We tuinen er met open ogen in, terwijl we denken dat we lekker bezig zijn.

Wat helpt, is regelmatig even terug te blikken op hoe het ging afgelopen week. Vijf minuutjes ‘keek op de week’ bij de maandagochtend koffie. Want je weet het eigenlijk zelf wel, toch? Zo vermijd je in ieder geval valkuil acht: onbenut talent. Die vind ik zelf misschien nog wel de ergste…

Lees ook:

Backoffice op de voorgrond (1): In de cloud

Backoffice op de voorgrond (2): Hebben we de ziekte van Baumol? 

Backoffice op de voorgrond (3): Informatie als economisch goed 

Backoffice op de voorgrond (4): Bibliothecaris leert van econoom

Backoffice op de voorgrond (5): Total cost of ownership

Backoffice op de voorgrond (6): Het proces

Backoffice op de voorgrond (7): Return on investment

Backoffice op de voorgrond (8): Wat kost digitalisering… en wat levert het op?

Backoffice op de voorgrond (9): De klant 

Backoffice op de voorgrond (10): Het Kwaliteitshuis


Reacties

Er is nog niet gereageerd op dit artikel.
Login om te reageren op dit artikel. Klik hier
  Viagra Online PharmacyCialis India DiscountBest Deal CialisViagra 50mgViagra Online