HomeBijdragenBackoffice op de voorgrond (5): Total cost of ownership

Backoffice op de voorgrond (5): Total cost of ownership

Avatar

Matthijs van Otegem

Hoofd van Productie & Beheer, de backoffice van de Koninklijke Bibliotheek

De backoffice wordt zeer belangrijk voor de positionering van bibliotheek in de informatieketen, stelt Matthijs van Otegem. In een tweewekelijkse bijdrage gaat hij in op nieuwe ontwikkelingen. In deel 5: Total cost of ownership.

In een reactie op de blog over Baumol merkte Fer Harleman terecht op dat de afgelopen veertig jaar door automatisering veel efficiënter gewerkt kan worden. Nu veel bibliotheken te maken hebben met bezuinigingen, is er een voortdurende roep om meer te produceren voor minder. Soms kunnen we besparen door te innoveren, soms door ons proces te verbeteren. Een manier om hier meer grip op te krijgen is de 'total cost of ownership' uit te rekenen van ons product, liefst door de tijd heen.

Reken maar mee…

Een groot, veelvoorkomend backofficeproces is nog steeds boekverwerking. Het proces kan in details verschillen, maar komt meestal neer op selectie, acquisitie, verwerking en opslag in een voor de klant beschikbare vorm. Reken maar mee. Een vakreferent die 5.000 titels per jaar selecteert, kost al gauw 60.000 euro op jaarbasis: 12 euro per titel.

De acquisitiemedewerker die de bestellingen administreert, controleert en factureert kan wel 3 vakreferenten aan, 15.000 titels, tegen 45.000 euro op jaarbasis: 3 euro per titel. Dan catalogiseren. Een vaardige titelbeschrijver doet er 3.000 per jaar, à 50.000 euro: 17 euro per titel. Dan moet hij niet gaan nadenken over trefwoorden, want dan komt er zomaar 5 euro per titel bij.

Voor 2 euro zet de magazijnmedewerker het boek vervolgens op zijn plek.

Het verwerken van 1 boek in deze bibliotheek, kost dus 39 euro, exclusief ondersteuning en overhead. Het lijkt veel, maar de meeste bibliotheken zouden ervoor tekenen. De mijne ook.

Life cycle cost

Dit waren nog slechts de initiële kosten, nu begint het pas goed. Zodra het boek op de plank staat, start de teller van de beheerslast. Op de plank staan 40 boeken, 6 planken per kast, 1 kast per m2, met een huur van al snel 100 euro per m2 per jaar. Dat kost dus 0,42 euro per boek, en met de kosten voor conservering en restauratie, gebouwonderhoud, gas/elektriciteit et cetera komt daar gemakkelijk 1,50 bij. Vier euro per boek dus: jaar in jaar uit. Totdat het wordt gedeselecteerd (en weggooien kost ook weer geld). Nu weten we de life cycle cost per boek.

De British Library heeft een prachtig project gedaan naar de life cycle costs van verschillende producten. Je ziet niet alleen de directe kosten, maar ook de indirecte, afgezet in de tijd. Het heeft hun besluitvorming over collectievorming gewijzigd. Nu de kosten over dertig jaar ook in beeld zijn, wil je dat boek dan nog steeds zo graag opnemen in de collectie?!
Effectief is de digitale versie nemen in plaats van de gedrukte: digitale opslag is goedkoper dan fysieke. Bij de elektronicagigant koop je voor een paar honderd euro een harddisk van 1TB, maar daar ben je er natuurlijk niet mee. De werkelijke kosten hangen af van je eisen aan beschikbaarheid en veiligheid van de data. In de praktijk gaan die paar honderd euro nog vele malen over de kop. (Voor een berekening, zie de CLIR-rapportage The Idea of Order (2010).)

Hoe besparen?

Nu de broekriem aangehaald moet worden, is er grote aandacht voor besparen in de backoffice. En dat kan ook. De klant kan voor ons selecteren. Dit is het idee achter patron driven acquisition (zie deze FAQ van Rick Anderson). Een bibliotheek neemt een abonnement op een grote database aan titels en betaalt alleen per view op de gebruikte titels (en meestal basiskosten/instapkosten). Dit scheelt 15 euro aan selectie en acquisitie: wel komt er het managen van het pakket voor terug en een open einde regeling met pay per view.

Catalogisering is uit te besteden door de metadata in te kopen bij de leverancier van de content; dit kost een fractie van de titelbeschrijver. Ook hier zijn er weer kosten voor licentiemanagement en daarna voor de integratie van metadata van de verschillende leveranciers. Voor onderwerpsontsluiting is bij de wetenschappelijke bibliotheken inmiddels het bijltje gevallen: UKB is per 1 januari 2012 gestopt met GOO vanwege de hoge kosten van het handmatig toekennen van trefwoorden.

Twee succevolle voorbeelden

ProBiblio begrijpt het proces van boekverwerking als geen ander en leeft ervan. Sinds jaar en dag bieden ze boekenpakketten voor openbare bibliotheken, alles afgecatalogiseerd, gestickerd en wel. Met dank aan de vaste boekenprijs, waardoor er op dat vlak geen concurrentie tussen aanbieders mogelijk is (hoe lang nog voor het W-boek…?).

Voor ebooks zie je wel het shop-in-a-shopmodel: de uitgever krijgt een etalage op de bibliotheekwebsite en stelt daar rechtstreeks ebooks beschikbaar. De bibliotheek betaalt per ‘plank’ van 10 of 100 boeken, al dan niet op thema gesorteerd (bijvoorbeeld Public Library Online). Dit scheelt veel werk om alles te integreren in de eigen dienstverlening, maar die service heb je dan ook niet. Het lijkt efficiënt vanuit de TCO-gedachte, tegelijkertijd is het vreemd. Overal elders in de wereld betaalt de huurder voor een stukje winkel, alleen in de bibliotheek is het andersom. Kennen we onze eigen waarde wel goed…?

Lees ook:

Backoffice op de voorgrond (1): In de cloud

Backoffice op de voorgrond (2): Hebben we de ziekte van Baumol? 

Backoffice op de voorgrond (3): Informatie als economisch goed 

Backoffice op de voorgrond (4): Bibliothecaris leert van econoom


Reacties

  • Ha Jan, je hebt gelijk, het rekenvoorbeeld is niet correct: 100 / (40*6) = 0,42 eurocent. Hoe zit het nu met de totale kosten? In de genoemde CLIR-rapportage The Idea of Order komt men op prijzen van $0,86 tot $4,26 per boek per jaar, afhankelijk van wijze van opslag (open opstelling tot compact; p. 91). Boekcirculatie is dan meegerekend, conservering en restauratie weer niet. Grootste variabelen zijn de kosten van het gebouw en de kosten van personeel. Per bibliotheektype en locatie kan dit forse verschillen opleveren.

    Matthijs van Otegem @ 16-04-2012 09:44
  • De kosten voor de opslag in een depot bedragen 0,42 euro per boek per jaar i.p.v. 2,40 euro.

    Jan Kooten Niekerk @ 16-04-2012 08:25
Login om te reageren op dit artikel. Klik hier
  Levitra PricesCialis En MexicoCialis DosageBuy Viagra Online India150mg Viagra