HomeBijdragenBackoffice op de voorgrond (2): hebben we de ziekte van Baumol?

Backoffice op de voorgrond (2): hebben we de ziekte van Baumol?

Avatar

Matthijs van Otegem

Hoofd van Productie & Beheer, de backoffice van de Koninklijke Bibliotheek

De backoffice wordt zeer belangrijk voor de positionering van bibliotheek in de informatieketen, stelt Matthijs van Otegem. In een tweewekelijkse bijdrage gaat hij in op nieuwe ontwikkelingen. In deel 2: hebben we de ziekte van Baumol?

In januari publiceerde het Sociaal Cultureel Planbureau het rapport ‘Waar voor ons belastinggeld? Prijs en kwaliteit van publieke diensten’. Het SCP betoogt dat terwijl de kosten van deze diensten zijn gestegen, er niet meer diensten geleverd worden en het product ook niet beter is. Het is dus alleen maar duurder geworden. Het rapport richt zich op onderwijs, zorg, politie en rechtspraak. Hoe zit dit voor bibliotheken?

Ziekte van Baumol

Dat publieke diensten duurder worden, is een verschijnsel dat de econoom William Baumol al in de jaren '60 beschreef. Zijn onderzoek richtte zich op de podiumkunsten (W.J. Baumol en W.G. Bowen (1965), ‘On the performing arts: the anatomy of their economic problems’. De salarissen in de kunsten volgen min of meer de loonontwikkeling in andere sectoren. Het product blijft echter hetzelfde: er is geen innovatie mogelijk in bijvoorbeeld het uitvoeren van een strijkkwartet van Schubert. Sneller spelen is zinloos en met de helft van de bezetting spelen gaat ook niet. Waar andere sectoren door innovatie efficiënter kunnen werken of meer waarde kunnen toevoegen, gaat dit voor veel publieke diensten niet op.

Is de bibliotheek ook ziek?

De bibliotheek is ook een publieke dienstverlener en daarom een risicogroep voor de ziekte van Baumol. Gelukkig hebben we goede kansen om ons eraan te onttrekken. Ons product leent zich uitstekend voor automatisering en digitalisering. Niet voor niets behoorden bibliotheken tot de eersten die in de automatisering stapten. We kunnen zo prima innoveren en op deze manier de kostenstijging van arbeid opvangen. Deze innovatie is in volle gang, succesvolle voorbeelden zijn:

  • de zelfservicemachines in de openbare bibliotheek voor lenen en terugbrengen;
  • de uitleenkastjes in de universiteitsbibliotheken waar klanten zelf hun boeken kunnen pakken in plaats van dat een medewerker ze uitreikt;
  • contactformulieren en chatfuncties op de website in plaats van de medewerker aan de balie;
  • online toegang tot full-text in plaats van een infrastructuur voor gedrukte boeken ter plaatse.

Baumol in de backoffice

Niet toevallig zitten deze voorbeelden allemaal aan de voorkant. De backoffice is nog altijd behoorlijk arbeidsintensief en daarmee vatbaar voor Baumol. Het maken van een titelbeschrijving, het plaatsen van boeken en vervolgens halen en brengen uit de magazijnen, conservering en restauratie… allemaal handelingen die duurder worden zonder toenemende waarde van het product. Vanuit dit economisch perspectief moeten we van deze intensieve processen af, dus bijvoorbeeld metadata outsourcen: elders laten maken en inkopen.

Nog effectiever is om het hele proces digitaal te maken. Geen gedrukte informatie meer maar alles digitaal verzamelen! Dit is precies wat Bas Savenije onlangs betoogde in NRC Boeken en E-data & Research. Dit scheelt veel handelingen in de gehele keten van verwerking en het levert een mooi digitaal product op. Al bleek uit reacties op internet dat nog lang niet alle klanten de voorkeur geven aan de digitale versie.

Nog een stap verder…

Als we dan toch bezig zijn, kunnen we dit principe dan niet met terugwerkende kracht toepassen?! Met deze gedachte spelen nu de universiteitsbibliotheken. Het bewaren en beheren van omvangrijke gedrukte collecties kost veel geld, terwijl de waarde van het product afneemt onder inlvoed van digitalisering. Afspraken over deselectie van gedrukte tijdschriften zijn er al, een vervolg voor het gezamenlijk afstoten van boekencollecties ligt voor de hand.

Het moeilijke van boeken is wel dat het veel werk is om uit te zoeken wat wel en wat niet weggegooid kan worden. Het middel dreigt erger te zijn dan de kwaal. Daar staat tegenover dat we zoveel collecties op relatief korte afstand van elkaar bewaren dat hier vast een positieve business case te maken is. Kunnen we uitrekenen.

Ideaal: een bibliotheek zonder boeken?

Natuurlijk moeten in de backoffice prijs en product in evenwicht blijven. Op dit moment zijn veel backoffices te duur. Inderdaad, we hebben symptomen van de ziekte van Baumol. Maar dit is geen pleidooi voor het lukraak schrappen van arbeid: de kern bij Baumol is innovatie.

Het Concertgebouw heeft dit goed begrepen. Het strijkkwartet kan niet sneller of met minder mensen, maar je kunt wel een ‘randprogramma’ organiseren met sushi en champagne. Uiteindelijk draait het wel om de muziek. Zonder gaat het niet. Dat moeten we in onze oren knopen.

Lees ook:

Backoffice op de voorgrond (1): In de cloud

 


Reacties

  • Inderdaad, er is veel veranderd de afgelopen veertig jaar. Nu moet ik bekennen dat ik die niet alle veertig heb meegemaakt! De voorbeelden van Fer Harleman tonen aan dat sommige handelingen zich uitstekend lenen voor innovatie, andere minder. Een manier om hier meer grip op te krijgen is de 'total cost of ownership' uit te rekenen van ons product, liefst door de tijd heen. Daar zal ik een volgende aflevering aan wijden.
    Ook een interessante vraag naar de kosten van digitalisering en opslag van Dick Vestdijk. Bij de OCLC contactdag afgelopen najaar heb ik een slide laten zien met de opbouw van digitaliseringskosten. En in dit CLIR report (http://www.clir.org/pubs/abstract/reports/pub147) zit een mooi artikel 'On the cost of keeping a book', met een vergelijking tussen fysiek en digitaal. Kom ik op terug, want deze vraag verdient zeker een blog!

    Matthijs van Otegem @ 04-04-2012 15:31
  • Het is goed om eens kritisch te kijken naar de backoffice in de bibliotheken, maar ik denk dat er enige nuancering in het verhaal van Matthijs is aan te brengen. Toen ik 40 jaar geleden in een bibliotheek begion te werken was er nog nauwelijks een computer te bekennen. In Drenthe behandelde men in 1970 ongeveer 5000 aanvragen per jaar. Dat was behoorlijk arbeidsintensief. In 2010 waren dat er meer dan 100.000 met een fractie van de personele uren die in 1970 nog nodig waren. In 1970 maakte iedereen zijn eigen titelbeschrijvingen en kocht materiaal bij de eigen boekhandel, dat is met de centrale inkoop allemaal verdwenen en met het plankklaar afleveren zullen nog meer uren in de backoffice verdwijnen. Ook de samenwerking binnen Bibliotheek.nl maakt dat het zelf maken van websites niet meer nodig is. Zo kan ik nog veel meer voorbeelden noemen. Tegelijkertijd worden er steeds nieuwe eisen aan de backoffice gesteld, waardoor de omvang wellicht niet direct afneemt. Maar de werkzaamheden van 40 jaar geleden zijn nu veel efficienter.

    Fer Harleman @ 28-03-2012 14:57
  • Interessant vergelijk tussen bibliotheken en podiumkunsten. Baumol heeft het denk ik niet bij het rechte eind. Performing arts zijn wel degelijk behoorlijk geïnnoveerd. Toevallig kijk ik net naar optredens van Beatles 1966 in Circus Krone, 1966. Als je dat vergelijkt met tegenwoordige concerten, die live gestreamd worden en waarbij geluidsapparatuur dusdanig uitgekiend op elke plek in stadions begrijpelijk geluid kan produceren, ... zowel bij muziek als in bibliotheken verandert het product wel degelijk. Doel van innovatie hoeft niet altijd kostenefficiëntie te zijn. Ik ben benieuwd naar de kosten van digitalisering en digitale opslag. Dat Google met energiezuinige servers gaat werken, in België - zie
    http://engineering.curiouscatblog.net/2012/03/26/google-lets-servers-stay-hot-saving-air-conditioning-costs/
    is goed nieuws.

    dick vestdijk @ 27-03-2012 23:15
Login om te reageren op dit artikel. Klik hier
  Discount Kamagra CanadaOrdering Cialis GelPrice Of CialisSale Of ViagraBio Viagra Herbal