HomeBijdragenBackoffice op de voorgrond (1). in de cloud

Backoffice op de voorgrond (1). in de cloud

Avatar

Matthijs van Otegem

Hoofd van Productie & Beheer, de backoffice van de Koninklijke Bibliotheek

De backoffice wordt zeer belangrijk voor onze positionering in de informatieketen, stelt Matthijs van Otegem, Sectorhoofd Productie & Beheer bij de KB. In een tweewekelijkse bijdrage zal hij ingaan op de nieuwe ontwikkelingen.

Een introductie: Backoffice op de voorgrond

De veranderingen gaan snel in het informatievak, dat weet u. Tik maar in een zoekmachine ‘digitale bibliotheek’ en zeven van de eerste tien treffers hebben geen fysieke pendant. Tien jaar geleden was dat andersom. Over tien jaar zullen ook de UvA, UB Leiden en de KB niet meer verschijnen in de top-10. Dat vinden we niet leuk, maar is het ook erg? Wat zit er achter de service? Als hoofd van de sector die de backoffice van de KB onder zijn hoede heeft, ben ik daarin zeer geïnteresseerd.

Lange tijd was er overmatig veel aandacht voor de backoffice: content was king en wie de grootste collectie bezat, had de beste positie. Dat is niet meer zo, lees het rapport Redefining the Academic Library (december 2011). Terecht verschoof de aandacht naar toegang. We gingen portals bouwen en streefden naar zo veel mogelijk hits op internet. Sommigen doen dat nog steeds, maar het is een strijd heuvel op. Steeds minder klanten bezoeken rechtstreeks de digitale bibliotheek, maar er is wel een grote honger naar betrouwbare content. Zonder iets af te doen aan alle investeringen in diensten en websites, de voorkant dus, zie ik de backoffice zeer belangrijk worden voor onze positionering in de informatieketen. De backoffice verdient weer meer aandacht.

Dit is de eerste van een serie korte stukjes over de backoffice. Er gebeurt zoveel: procesmanagement, metadata, the cloud, logistiek, digitalisering, rechtenmanagement (ja ook die van onszelf -:)), etc. Elke maand licht ik er eentje uit. Daar kan ik best wat hulp bij gebruiken. Als je een onderwerp behandeld wilt zien, post het op de website van InformatieProfessional: meeste stemmen gelden.

Backoffice op de voorgrond (1): In de cloud

Wij gaan in de cloud.

       Waar?

Nou, in de cloud.

       Wat is dat dan?

Gewoon, extern.

       Waar is het dan wel?

Weet ik veel, ergens anders. Dat kan me niet schelen.

       Als het je niets kan schelen, waarom doe je het dan?

Cloud computing is ‘in’, maar er hangt een wolk van onduidelijkheid omheen. Het principe is eenvoudig. In plaats van dat je software op je eigen desktop hebt staan of op de server van je eigen organisatie, maak je gebruik van diensten via het web. Meestal is dat software, maar het is ook mogelijk om een platform of een stuk infrastructuur ‘uit de cloud’ te gebruiken. Met deze software as a service (Saas) hebben we allemaal ervaring: wie heeft er niet een webmail account bij Google, Yahoo of Hotmail?

Wat is nieuw?

De backoffice in de bibliotheek had al ervaring met cloud computing voordat het zo heette. Al sinds jaar en dag doen bibliotheken aan shared cataloguing. Eigenlijk is cloud computing dus zo oud als dat er computers bestaan. In feite is het in de basis de oude mainframe met daaraan een serie terminals. Het verschil met vroeger is dat er geen recht lijntje meer loopt van terminal naar mainframe, maar dat het mainframe vervangen is door een netwerk van servers.

Waarom in de cloud?

De voordelen van cloud computing zijn evident: je werkt plaatsonafhankelijk want je hebt alleen je browser nodig. Dat is een groot pluspunt voor ‘het nieuwe werken’. Het is schaalbaar: zodra je meer capaciteit nodig hebt, hoef je niet eerst je eigen serverruimte uit te breiden en nieuwe hardware te kopen, je bestelt gewoon bij. Dat je zo gemakkelijk kunt beschikken over IT en zo goed pieken en dalen kunt opvangen, is daadwerkelijk revolutionair.

Ook als je maar weinig rekenkracht nodig hebt, is cloud computing aantrekkelijk. De nullast van een IT-infrastructuur is relatief hoog, ook kleine instellingen kunnen nu gebruik maken van een professionele infrastructuur zonder eerst een forse investering te hoeven doen. De datacenters zijn vaak zo groot dat ze doorgaans stabieler zijn en beter beveiligd tegen calamiteiten dan de gemiddelde lokale IT-omgeving. Deze voordelen vertalen zich naar lagere kosten: er wordt afgerekend op gebruik.

Waarom niet?

Natuurlijk heeft de cloud ook nadelen. Om met kosten te beginnen: het vergt een investering om de lokale infrastructuur naar de cloud te brengen. Software as a service biedt een standaard service: mogelijkheden om die aan te passen aan je specifieke behoefte zijn meestal beperkt of duur. Je hebt te maken met de standaarden die de leverancier kiest. Dat hoeven niet de jouwe te zijn. En het is maar de vraag of die standaarden over een paar jaar nog steeds standaard zijn. Van in de cloud naar lost in space: kan je er straks ook wel weer uit?

Wat zit er achter de wolk?

De zon… of is het een overheid die graag over je schouder meekijkt? Het is wel degelijk relevant waar straks je data staat. Veel landen – de VS voorop – hebben antiterrorismewetgeving die inlichtingendiensten in staat stelt om zonder opgaaf van redenen data op te vragen en te gebruiken. Ook jouw data, als de leverancier van jouw cloud toevallig onder dergelijke wetgeving valt. Vind je dat erg of maakt het voor wat je in de cloud gaat zetten weinig uit?

Cloud computing iets voor de bibliotheek?

Natuurlijk. Maar kijk wel uit. Is je proces in hoge mate standaard, wisselt je capaciteitsbehoefte sterk of zit je in een kleine organisatie, dan biedt de cloud je veel voor weinig. Kan je niet los van je eigen specifieke functionaliteit (of denk je dat), dan zou de migratie naar de cloud nog weleens een taai project kunnen worden. Reken uit wat de migratie kost, regel vooraf je exit en realiseer je goed waar je je data heenbrengt. De cloud is altijd ergens.

(wordt vervolgd)


Reacties

  • Beste George, Leuk dat je reageert. Welke kant het opgaat met de back office hangt af van de waarde die we weten toe te voegen. Ben het met je eens dat dit anders is voor een OB dan een WB. De toegevoegde waarde van de OB zit vooral in de voorkant: je klanten kennen, activiteiten op maat voor de doelgroepen in de eigen regio, in samenwerking met andere lokale partijen. De back office kan jij veel beter doen vanuit ProBiblio! Bij de WB zou het weleens andersom kunnen zijn... Van direct klantcontact naar datamanagement: het vullen van de elektronische leeromgeving, en onderzoeksdata en licenties managen. Daar werkt UKB hard aan, maar in de praktijk zie je nog veel traditioneel handwerk in de back office. En dan dreigen de kosten de toegevoegde waarde te overtreffen. Vandaar nu een volgend stukje over de ziekte van Baumol: hoe houden we onze kosten in de hand?
    groet!
    Matthijs

    Matthijs van Otegem @ 05-03-2012 10:22
  • Even zout op een slakje:
    "Eigenlijk is cloud computing dus zo oud als dat er computers bestaan."
    Nee, zo oud als computernetwerken bestaan.

    Jouke Kramer @ 27-02-2012 14:54
  • Beste Matthijs,  Allereerst bedankt voor het feit dat de back office eens wat meer onder de aandacht gebracht gaat worden. Je noemt diverse aspecten, gerelateerde onderwerpen die voor 'beschrijving' in aanmerking komen. Is er iets te zeggen over welke richting de 'back office (van een bibliotheek) uit zal gaan. En dat is bij een wb weer anders dan een ob. Bij de laatste zie ik die grotendeels gaan verdwijnen. Is er iets te zeggen over wat 'core business' van een wb / ub back office zal gaan worden? Of: zou moeten zijn? Enkel faciliterend, aanbieden of ook sterk redactioneel om juist de genoemde toegang te vergemakkelijken.  Groet, George Siemensma

    George Siemensma @ 27-02-2012 11:58
Login om te reageren op dit artikel. Klik hier
  Kamagra BrandCialis And VardenafilCialis CanadaOrder Sildenafil OnlineViagra Online Purchase